机关文字材料写作的通病及纠正

　　文字材料的优劣，直接影响机关工作的效率和质量。要不断提高文字材料的写作水平，应注意防止和克服以下几种通病。

    防止和克服的通病之一：贪大求全，开中药铺。早在50多年前，毛泽东同志就已批评了这种现象。他指出：“写文章，做演说，著书，写报告，第一是大壹贰叁肆，第二是小一二三四，第三是甲乙丙丁，第四是子丑寅卯，还有大ABCD，小abcd，还有阿拉伯数字，多得很!”“一篇文章充满了这些符号，不提出问题，不分析问题，不解决问题，不表示赞成什么，反对什么，说来说去还是一个中药铺，没有什么真切的内容。我不是说甲乙丙丁等字不能用，而是说那种对待问题的方法不对。现在许多同志津津有味于这个开中药铺的方法，实在是一种最低级、最幼稚、最庸俗的方法。这种方法就是形式主义的方法”。现在这种不好的文风依然存在。有的材料架子搭得很大，面子展开得很宽，条条目目很多，像中药铺里药柜子上的许多抽屉格子。看上去很全面，很有条理，实际上是臃肿、散乱、无重点，真经被一大堆无关紧要的文字所淹没。有的同志在思考、研究材料总体框架和思路时，总想把一个单位、一次试点、一次会议的情况反映得全而又全，怕丢了“金子”，怕人家不识货，一股脑儿往上堆，这也舍不得丢，那也舍不得丢；心是好的，殊不知，面面俱到，主次不分，结果使“金子”掉进一锅“糊糊”之中，有光也发不出来。

    解决这个问题，首先，安排文字材料的框架结构，要从实际出发，该复杂则复杂，该简单则简单，不能认为篇幅大、条条多，材料才有分量，才能体现水平。这是一种误解。我们在调查研究阶段，应当占有比较全面、丰富、详实的材料，而在具体分析和抽象概括时，要善于从“全面”中跳出来。其次，要紧紧抓住本质、抓住要害。任何事物都有量和质的规定性。质是反映事物特点和规律性的东西。只有抓住事物的个性、特点和规律，才能深刻揭示事物的本质。因此，要抓住最能反映事物本质的东西，从一点进入，向纵深开掘、拓展，这样的材料才会有深度。我们认识一个人都是靠了解其特征才留下较深刻的印象的。再次，无论是纵向还是横向阐发问题，都一定要高度集中。能三个问题说清楚的，不写四个问题，能四个问题说清楚的，就不伸出腿来写五个六个问题。每个问题，也不一定非要再搞成几条。切忌搞“三三制”之类的模式。

    防止和克服的通病之二：重复雷同，千人一面。常常有这种现象，我们阅读一些刊物，总感到有些文章大同小异，雷同的地方不少，有的好像在哪里见过。一个是标题雷同。如调研材料，不是对什么问题的调查与思考，就是从什么看需要解决的几个问题等。又如经验材料，往往是几个性、几个结合、处理好几个关系等。另一个是抓的问题雷同。对同一个问题，往往从同一个角度反复论证，意思都差不多，没有新鲜东西。有的今天要注意解决这样几个问题，过不了多长时间，“问题”又成了研究解决的对象。有的抓的问题差不多，采取的对策也相似。有的甚至令人怀疑文章是不是“嫁接”的。再就是写作手法雷同。有的除内容有别外，从标题到层次结构，以至语言的表述都差不多。有时报刊上登出一种较新颖的写作方法，于是就出现了“流行结构”。造成雷同的原因很多，有的可能是写材料的新手，模仿别人写的；有的是怕动脑、图省事，不愿下功夫去琢磨，担心“创新”弄不好到领导那里通不过；还有的认为，对文字材料，各级机关如同材料“加工厂”，每天都在加工制造，要写出新意来有如“蜀道之难难于上青天。”

    应当承认，文字材料包括天天见面的新闻报道在内，要完全避免雷同也不大可能。也应当承认，要写出一篇有见地、有新意、能抓住人的好材料也确实不容易。但“不容易”不是“做不到”，经过努力还是能够办到的。作为机关干部尤其是经常从事文字工作的同志，应当具有“语不惊人死不休”的精神，刻苦学习，锐意进取，立志写出好材料来。平时就要注意锻炼、培养和提高自己的创新思维，有意识地在以下几方面强化一下：①摆脱习惯性思维方法和条条框框的限制，从本本中、从老经验中跳出来，用发散性思维方法进行分析、思考，始终保持一种创新热情。②对自己写的东西，要多问几个“行不行”、“为什么”、“怎么办”，不要轻易地肯定、自我陶醉，以致形成思维定势，使自己的思路展不开，跳不出框框。要勇于否定自己，“条条大路通罗马”，不要一条小道走到底，要选择所写材料的最佳思路。③多找些人研究。“三人行，必有我师”，“三个臭皮匠，赛过一个诸葛亮”。有经验的机关干部，每当接受一项重要任务后，都愿意找一些“圈内”、“圈外”有思想、能谈点问题的同志，广泛讨论，各抒己见。尤其是对那些“怪点子”、“弯道道”，要认真听，细心琢磨，不要轻易否定。好的思想火花往往是在多种观点的碰撞中冒出来的，好的写作思路、观点以至整个材料往往是七嘴八舌“吹”出来的。④要经常关注和研究新形势、新动态、新情况、新问题，从“新”中求异，对那些老情况、老问题，要善观察、勤思考，从同中求异，从异中创新。

    防止和克服的通病之三：说理肤浅，苍白无力。我们写一篇文章，总是要告诉别人应该怎样、不应该怎样，为什么这样。这一点，一般容易做到。不易做到的是，一篇文章能不能产生震撼力，拨动人的心弦，给人以深刻的教育和启迪，能不能引导人们向更高更深的层次思考问题。一篇材料中，哪怕有一两处出现闪光点也是非常可贵的。许多材料的通病，就是对大家都明白的浅显的道理，翻来覆去讲，就像一大锅不放油盐的萝卜青菜，炒来炒去，没有滋味。古人说：“李杜诗篇万口传，读来已觉不新鲜”。大诗人李白、杜甫的诗作尚且如此，何况我们讲的一般道理?有的这里抄、那里摘，搞嫁接、拼凑；有的为了阐明一个观点，绕来绕去打“外围”仗，讲一些大话、空话、套话、老话，深处的东西触不到、点不透，等等。这样的材料没有人愿意看。

    有的机关干部的文化程度比较高，文字表达能力也比较好，为什么写出来的文章比较肤浅呢?主要原因是站立点不够高，视野不够开阔，特别是理论功底不厚实。因此要使所写的材料有高度、有深度，使人看了觉得沉甸甸的，自己就要努力学习，不断“充电”，改善知识结构，尤其要学习科学理论。要认真学习马列主义、毛泽东思想，特别是邓小平理论。邓小平理论是发展了的、当代中国活的马克思主义，是指导建设有中国特色社会主义的行动指南，是中华民族的精神支柱，也是我们观察、分析社会和部队现实问题的理论依据。夯实理论根基就要深钻细研邓小平理论，努力掌握邓小平同志观察、分析、处理问题的立场、观点和方法。同时，还要学习江泽民同志的一系列重要论述，学习党的十一届三中全会以来的路线方针政策。要认真学习马克思主义哲学即辩证唯物主义和历史唯物主义理论。如果我们对这些基本理论、基本路线、基本方针能熟记于心，融会贯通了，那么就掌握了马克思主义的望远镜和显微镜，观察、分析和处理问题的立足点就高，思想就敏锐，认识就深刻。有的同志对理论学习不够重视，缺乏责任感和紧迫感，认为“远水解不了近渴”，这种糊涂观念是十分有害的。理论学习是比较枯燥的，而且短期内难见成效，但学与不学、学好学差，时间长了，就分出了高低。这已被许多机关干部成长的经历所证明。理论功底的厚实，必然带来思维层次的提高。我们应当静下心来研读科学理论，力争掌握其精髓和真谛，在实践中锻炼、提高自己的理性思维能力。另外，像社论、言论、评论员文章、权威人士论坛、杂文等，这些文章高度概括，逻辑性强，富有哲理，对提高认识能力也很有帮助。还要看一些宣传中心工作、重点工作的文章，紧跟中心，跟上时代，使自己的思想始终处于比较活跃的状态。同时，还要注意学习一些法律、经济、心理、历史、文学、科技等方面的知识，不断拓宽自己的知识面，改善自己的知识结构。

　　防止和克服的通病之四：缺少素材，内容干瘪。文字材料有一个共同的要求，就是内容要充实。而内容充实，很重要的是素材厚实。现在有些文章看了后，觉得有骨无肉，干巴巴的，主要是缺少情况和素材。有的同志写材料，文章的思路、框架不是在分析大量的素材之后产生的，而是凭一知半解的情况，主观构思出来的。在落笔过程中，由于缺少素材，不得不停下来，再去“找米下锅”。可见，写文章之前，像盖房子一样，先要把“材料”准备好。写文章备材料，一靠调查研究，二靠搞好积累。从掌握素材的角度讲，调查研究要注意一定的面，也就是调查的面不要太窄。否则，写起来材料不够用，又要回过头再去调查。调查时，要把基本事实搞清楚，弄清事情的起因、发展、经过、现状，把基本结论、基本经验、问题的主要症结和对策调查明白。对一些重要情况，要进行专题调查，往深处挖掘。要注意随时筛选、整理已有的素材，发现不够完备的典型事例，要及时作补充调查。对数据、事例还要注意核实，不能搞“概略瞄准”。听汇报，开座谈会，搞问卷、统计、咨询等，都是调查研究的方法，但千万不要忽视到现场去亲身感受，抓“第一手材料”。直接感受的东西，虽然没有汇报那样系统、有条理，但“原汁原味”，便于从中发现有价值的东西。“涉浅水者得鱼虾，涉深水者得蛟龙”。只要深入实际，深人群众，深入开掘，素材会源源而来。搞好积累，脑子里、柜子里经常装着大量情况，什么时候要用，用什么东西，随时就可信手拈来，这是对一名称职的机关干部的起码要求。积累靠有心，功夫在平时。根据一些同志的体会，机关干部平时要注意积累以下几方面的资料：①马克思主义基本理论，包括马、恩、列、斯和毛泽东、邓小平、江泽民同志的有关重要思想和重要观点。②现任党、国家和军队重要领导人讲话的主要精神。③党的路线、方针、政策，包括党中央、国务院、中央军委的决策、指示以及各项规定。④重要报刊上的文章，如《人民日报》、《光明日报》、《解放军报》、《求是》杂志等发表的重要社论、评论和其他文章。⑤部队的思想动态和中心工作、重点工作展开、进展的情况。⑥本职业务方面的资料，包括过去的、现在的，面上的、点上的情况，先进典型经验，发生问题的教训等。⑦各个领域出现的新理论、新观点、新知识、新科技，以及取得的新成就。⑧典故、趣谈、群众的新鲜语言。要根据业务性质和分工以及自己的爱好，有重点地、分门别类地进行收集、整理，尽量使积累的资料便于使用。只要我们手中掌握的东西多了，写起文章来就会左右逢源，使内容实起来，文笔灵活起来。当然，也不能走极端，一篇材料里的事例、数据也不是越多越好。不精选，舍不得丢，材料反而会杂乱、臃肿，“肥肉”过多，见人、见事不见思想，就会得“浮肿病”、“贫血症”。这也需要注意。

　　防止和克服的通病之五：空泛议论，对策不力。机关是党委的办事机构、参谋部和智囊团。机关干部下部队调查，很重要的是为了发现问题、研究问题，向领导反映情况，提出解决问题的办法。综观一些材料，情况分析好于对策措施，也就是上篇文章“精彩”而下篇文章“乏彩”，空泛议论较多，缺少解决问题的对策。有的从思想到思想，在道理上打转转，在文字上兜圈子，见不到解决问题的意见和建议，看上去这“要”那“要”的东西不少，实际上没有多少实用价值，可操作性很差，正如有的同志说的像“雾里看花”。这种“怎么看”多、“怎么办”少或不力的倾向应当纠正。第一，要端正写材料的指导思想。写材料是为了向领导反映情况，为领导决策提供服务，对下进行工作指导的，尤其是调查研究材料，针对性、指导性更要强。有的同志写材料的指导思想有偏差，认为只要上级转、刊物登，就算完成任务、交了差，主要精力不是用在如何为领导当参谋、提建议上，而是想着“在哪里发表”。有这样的想法，材料不可能有多少分量。当然，文章在报刊上登一下，也是成绩，但更重要的是应体现在加强工作指导、解决实际问题上。第二，要真正把情况摸准摸透。有些单位确实存在了解真实情况难的问题，对提出正确的对策增加了难度，只能提一些大而化之、笼而统之的措施。然而，只要有高度的事业心和责任感，思想敏锐，采取多种方法，真实情况还是能了解到的。越是难以了解到的情况，往往越是敏感问题、要害问题，掌握了这些情况，往往也就越能找到解决疑难问题的钥匙。第三，分析问题要抓住本质。任何事物都有现象和本质之分，在很多情况下本质常常被现象所掩盖。对事物的现象，要认真地进行思考、分析、比较、鉴别，进行去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作，把感性认识上升到理性认识。这里有一点很重要，就是要集思广益，多研究，深探讨。根据需要解决的问题，多找些人进行“集体会诊”，尤其要找有关领导、机关和基层的同志，让他们多谈见解。要防止“在办公室里想对策，下到部队找事例”的现象。这样，才能把握事物的整体，揭示问题的本质，避免空对空。第四，坚持实事求是，把现实与可能有机结合起来。提出的对策，必须符合党的路线方针政策、国家的法律、军队的条令条例和各项规定，符合实际情况，对解决现实问题管用。有的对策看上去力度大，但不是从实际出发的，超越了客观现实，就不算好主意。

    防止和克服的通病之六：枯燥呆板，缺乏文采。机关公文具有理论性、政策性、指导性和规范性的特点，提倡什么、反对什么，为什么、怎么办，非常明确，要求语言朴实准确，简洁明了，不追求辞藻的华丽，不允许像文学作品那样描写、虚构。但作为材料，应当增强可读性，要有感染力和吸引力。有的材料文字功夫较差，读起来不顺畅，枯燥呆板，别别扭扭，味同嚼蜡，无形中削弱了文章的分量。从文字功夫角度看，主要原因是缺乏精雕细刻的苦功夫，锤炼得不够。机关写材料往往时间比较紧，来不及深思熟虑和仔细提炼、修改，但只要有可能就要力求多琢磨，多修改，多润色。鲁迅先生还要“写完后至少看两遍”呢! 我们就更应该认真润色了。材料不厌百回磨，改一次有一次的成色。

    一篇文章要能抓住人，一是要起好标题。标题是材料的眼睛，可传出内在之“神”。有一个鲜明、生动、形象的标题，不用看内容，材料就“出彩”不少，吸引读者急于往下看。否则，效果就不好。有人说，标题起好了，等于文章成功了一半。这话很有些道理。为此，有的同志在接受任务、调查研究阶段，就开始进入情况，注意边调查边思考，为后来起标题、立纲目打基础。二是选好素材。要增强文章的魅力，精选素材至关重要。一篇材料光有思想，没有素材，显得空洞；而只是素材的堆积，显得虚胖。只有用观点统领好素材，才能写出好文章。因此，我们要筛选那些最能论证主题、阐明观点的素材，哪里用什么，怎么用，要通盘考虑，精心安排，使所用的素材与观点一致、有机结合，使整篇文章血肉丰满、浑然一体，不能“拾到篮里都是菜”。三是用好语言。语言是一门学问。我们说材料不错、耐读，其中包括语言。语言丰富多彩、生动活泼，给文章增色不少。调查报告、典型经验、领导讲话、研讨文章等都有不同的风格和要求，要注意把握各种文体的特点和内在要求，恰当地运用语言的表述形式和风格。即使机关公文如通报、指示等，也要语言规范，朗朗上口。这就要在实践中不断提高自己，增强驾驭语言的能力，要多看、多思、多写，不妨再加一个多背。这对于文字功底较差、语言贫乏的同志是个好办法。背的越多，记住的东西就越多，知识、语言也就越丰富。脑子里有“货”，用起来就会得心应手。我们平时对一些典故、诗词、名人名言、成语、谚语、群众语言等，要力争多记一些。四是多接受新东西。古人说“时运交移，质文代变”。我们写材料更要紧跟时代，体现时代特征，反映时代精神。否则，陈芝麻烂谷子，使人倒胃口。当今世界科技发展日新月异，知识爆炸，新理论、新观点、新知识层出不穷。我们要努力适应飞速发展的形势，认真学习和掌握新知识。改革开放20多年来，仅新增词汇就多达7000多条。这些新词语的诞生，极大地丰富了我们的汉语语汇。紧跟时代步伐，不断学习和接受更多的新东西，写出的材料才能使人喜闻乐见，新鲜活泼，体现时代特征。

　　防止和克服的通病之七：粗疏马虎，时有差错。准确、鲜明、生动是一篇材料的基本要求。准确是第一位的，它是鲜明、生动的前提。材料中确立的观点，阐述的思想，传播的经验，提倡的做法和对错误的鞭笞，都要能站得住，立得稳。即使研究探讨性文章，也不是漫无边际胡思乱想，应有根有据，着眼于解决现实问题和未来发展。文字材料准确，是机关干部严谨细致工作作风的具体体现，也是一项基本功。但是，有一些文件、材料，失之于粗疏的问题时常出现，不仅影响了文件材料的质量和机关的形象，而且对工作指导产生了不良后果。因此，对文字材料的准确性，必须引起高度重视。要把准确作为机关公文写作的生命。每个同志在起草材料时，一定要增强“准确第一”的意识，认真，认真，再认真。根据许多同志的经验教训，在以下几方面要严格把关。①对倡导或反对的东西，要符合党的路线方针政策和军队的条令条例，以及各项规定制度。坚持在政治上思想上与党中央保持一致，绝不允许出现“不一致”的情况。不能因维护小团体利益、局部利益而损害整体利益、全局利益，不能借口创造性地开展工作，搞“上有政策，下有对策”。②引用革命导师、领袖的语录、指示，必须符合原著的精神实质，不能断章取义，搞实用主义。要与原著仔细核实，必要时要注明出处。引用古人的文章、诗词，也要防止差错。③评价一个单位、一届班子、一名干部和一项工作，要中肯贴切，一分为二，防止片面性、绝对化、走极端。如：对先进典型不能搞一俊遮百丑，任意拔高；更不能抬高典型，贬低领导和群众。对发生案件、事故的单位，不能一丑遮百好，全盘否定；更不能横加指责，挫伤他们的积极性。对一般性、次要性工作，不能因某个领导讲了，就提到不适当的高度来强调。对干部不能说好就是“一朵花”，不行也行；说不好就是“豆腐渣”，行也不行。这都不是实事求是的态度。④运用的事例、数据，要准确无误。对“二手货”要认真核实。尤其对揭露性、批评性素材，一定要搞得很扎实，引用反面的事例、数据，绝对不能有出入。⑤对专业性很强或自己不大熟悉的东西，要认真调查研究，虚心向内行请教，必要时请有关专业人员审稿把关。⑥用语要准确、贴切，不能硬凑四六句、顺口溜，更不要生造词汇，搞得词不达意。有时材料中在恰当的地方用概括得好的群众语言，往往能起到画龙点睛的作用，但过多又会显得庸俗。⑦机关公文要按照种类、格式、规则行文。要认真校对，避免差错。涉及数字，要执行1986年12月国家语言文字工作委员会等单位的《关于出版物上数字使用规定》，尽量做到规范、统一、严谨。