公文知识系列之二十五：函的写作

    函，即信件。它是平级机关或不相隶属机关之间相互询问、答复问题和商洽工作时使用的一种文书。是国家的行政公文之一。

函的使用范围广泛，使用频率很高，归纳起来，主要有问答、商洽、联系和告知四种用途：

    一、用于种类机关、团体、单位之间询问、催办和答复问题。如《关于××公司职工上访问题的复函》。这种函称为问答性函。

    二、用于平行的或不相隶属的机关、团体、单位之间请示或商洽工作。如《关于请求提供金新信托投资股份有限公司风险处置有关文件的函》。这种函称为请示或商洽性函。

    三、用于如《关于拜会自治区党政领导并诚挚邀请有关领导参加贵区与中国华融战略合作协议签定仪式的函》。这种函称为联系性函。

    四、用于机关、团体、单位相互告知有关事项。如《关于中国华融外事工作基本情况的函》。这种函称为告知性函。

    根据内容，函可以分为以下两种：

    一、公函，即内容均为较为重要的正式公务事项，属正式公文，有完整的格式。

    二、便函，即内容为不太重要的一般事务，但绝不是私人函件。它不属于正式公文，格式较随便，类似一般新建。用机关信笺撰写后，加盖公章即可。

    根据行文往来不同，函还可以分为以下两种：

    一、去函，又叫来函。即主动发函询问、商洽或通知有关事项的函。

    二、回函，即答复对方来函中有关事项的函。

    函由标题、正文、署名和日期三部分构成。在写作时，区分公函和便函两种，写作格式有所不同。

    1、标题

    公函的标题要求按照规范的格式来写，即“发函单位+事由+（复）函”，有时也可省去“发函单位”，直接用“事由+（复）函”。凡属重要内容的公函，均要加设发文字号；便函一般无标题，无发文字号。

    2、正文

    函的正文一般可分为三个层次。

    开头部分，简洁明确地写明发函的缘由，以及询问或答复的主要问题。

    中间部分，是函的核心，应一一写出询问、商洽或答复的具体事项及要求，行文要具体、明确，有针对性。结尾部分，要根据内容要求和行文关系的不同分几种情况：如要求对方答复的，可写“请予回复为盼”之类的提示语；如被要求批准的，可写“特此复函”“此复”；如属于告知性的函件，可写“特此函告”“专此函达”等等。有些函最后还应加上主送、抄送单位。

    3、署名与日期

    加盖发函单位公章并注明发函日期即可。

    函的写作有五个方面的要求：

    1、问函内容要明确具体。凡是问函，均只在商洽工作，提出事项，要求答复或征询意见。因此，有关缘由、情况、问题、事项、要求等，均需开门见山地直接陈述，力求明确具体，切实可行。切忌含糊不清、抽象空乏，使受函方摸不清头脑，无从及时答复。

    2、复函内容要有针对性。凡是问函所处的问题、事项和要求，均要逐一明确而具体地答复，不要有所错漏，更不要空发议论。严忌答非所问、复非所求或节外生枝。

    3、要严格遵循“一文一事”的原则。无论是问函还是复函，均应有集中、单一的内容，凡可有可无的内容应一概删除。

    4、议论说理应适度。函的基本任务在于商洽公务、处理问题，而不是务虚清谈或抒发感想。因此，议论说理成分必须切实可用。

    5、语言要朴实恭谦。鉴于处理公务需要严肃负责的态度，函的语言文字必须力求质朴、通俗、顺畅、清晰、诚恳。切忌语气生硬或虚伪寒暄，结语不宜文言化。