“抄”材料的技巧

  有一句俗话：天下材料一半抄，看你会抄不会抄。的确，刚刚接触秘书工作的“筒子”们会找不到北，写材料不知道从哪儿入手。本人从事办公室工作七载余，从写材料让别人修改到帮别人修改材料，多多少少积累了一些心得，写出来与大家共勉。发此贴的另一个原因，是近久来工作太忙，没有时间到论坛逛，许多求助的贴子也不能及时回复，见谅。俗话说：授人以鱼不如授人以渔。今天，我主要想谈谈材料到底该怎么样“抄”的问题，而且我觉得“抄”也是学写材料的一个捷径，就象学写书法必须先从“摹”到“临”，积累了深厚的功底，最后才会慢慢形成自己的风格。闲话少提，切入正题。
    “抄”材料一般可以分为收集资料，列写提纲，筛选资料，润色加工四个步骤。下面逐一讲解。
      一、收集资料
      写材料就象盖房子一样，要想盖一间好房子，必须有充足的建筑材料。写材料当然要先有主题，然后根据主题需要收集资料。写材料要找的资料大概有几个来源：一是本单位以前所写的相关材料，这类资料符合本单位的实际（本身就是本单位写的嘛），可用性最强；二是自己调查所获取的资料。通过走访、调查、咨询收集资料，此类资料真实可靠，能让写出的材料有血有肉；三是网上搜索范本。如今互联网可谓如雨后春笋，已走入了千家万户。这就为我们实现“资源共享”，“抄”好材料提供了极大的方便。但如何搜索，有许多人并不一定明白。你一定会问：这不简单吗？想找总结范本就输入“总结”进行查询就OK了。此话不假，问题是，你搜索的关于“总结”的文章太多，但附合你的要求却太少。所以，必须得掌握一定的技巧，即：把你想要材料的主题、文种都输上去，中间用“+”号或是用空格隔开，这样搜出来的资料就相对附合你的所要的主题了。如：你要写“XX镇在敬老节座谈会上的讲话”。你可以输“镇+敬老节+座谈会+讲话（或是发言）”，如果不搜到资料不大符合主题，你还可以改成“重阳节+座谈会+讲话”，等等。网络资源这么丰富，应该有会你中意的东东。一般情况下，“抄”一份材料大约要找3份以上的范本备用。
      二、列提纲
      一般情况下，总结、汇报材料的提纲可分为四个部份：①工作开展情况、②采取的做法和措施③存在的困难和问题④下步工作打算。有的还可以加上几点建议等。在此基础上，现在最重要的就是列写在各部份以下的小提纲。列提纲的一般做法是，把网上找的范本都打开，逐一细读。一边读一边对照本单位开展的工作，如果某些方面与本单位开展的工作一致，好，看人家的标题是如何写的，复制—粘贴。再读，嗯，这点和本单位的差不多，再把标题复制下来。当然，几篇范本中肯定有重复的地方，选一个好点的标题就是了。这样，当几篇材料读完，我相信你的提纲也列得差不多了。现在该加工提纲了，首先修改提纲格式，（现在的公文不知道怎么搞滴，标题都喜欢对仗工整），如果懒得修改，全部都统一用一句话表述就是了。提纲格式定掉以后，对照所收集的其他资料，看看有哪些工作是本单位做了，但范本中没有提到的，把提纲补充上去。这样，一座房子的框架就搭建成功了。
      三、筛选资料
      再次通读范本，将只要符合标题的内容逐一粘贴到相应的标题下面。注意，只要符合主题的内容都要，不要的待会再删。筛选其他资料，把符合主题的其他资料也复制（或是输入）到相应的标题下面。这是一个去伪存真的过程，哪些材料可以用，哪样材料不能用，要做到心中有数，否则下步工作（加工润色）不好开展！
      四、加工润色
      首先说加工。通过前面几个步骤后，现在你的每个提纲下面都罗列了许多资料。你所写的材料已经初现雏形了，但它们是杂乱无章的。现在抛开范本，认真细读你刚刚所“抄”出来的材料，将杂乱无章的资料进行整理，该放前面的放前面，该放后面的放后面，相同内容的资料选取当中你觉得好点的，也可以综合采用。觉得不好，用不上的一律删除。
其次是润色。这是最关键的环节。在基本内容确定以后，再进行一次通读，在一个标题下的材料要加一些过度性的话，如：为了……，采取了以下措施，等等。下面用首先、其次，或者是第一、第二等过度词（这个词语的名称是我刚刚取滴）分成几小点，将资料的排列顺利再进行调整，让它们“对号入座”。最后，修改错别字和一些不大通顺的地方，把里面所涉及的数字填上，一篇大作就宣告完成了。