公文写作“十要领”

公文，是国家机构与其他社会组织在公务活动中，为行使职权、实施管理而制作的具有法定效力和规范体式的文件，具有鲜明的阶级性、政治性和政策性，其作用可以用八个词来表述，即：明法、传令、宣政、达情、协调、办事、为证、记史。公文具有作用大、影响广、传播长和经常日用等特点。其写作十分讲究技巧，具体可以规归为“十要”。

一、特点要把握

(一)“写作”的特点

一是鲜明的目的性。所谓“目的性”就是指作者主观的意图。文章是“客观事物的反映”，但这个“反映”不是照相，不是复制，而是一种能动的、自觉的反映，因此，这中间势必就会带着不同的“反映”者的各自不同的主观的色彩、主观的倾向。“目的性”既是主观意图，它就不能不和“反映”者的立场、观点发生密切的联系。

二是明显的综合性。一篇文章看来不长，但它却是作者思想、生活、知识、文字等各方面水平的一个综合的反映。一篇文章如果是一个点的话，那么，为了写好这一“点”，作者必须调动自己所有的、各方面的储备来支援这一“点”。写好一篇文章，作者的思想水平、生活阅历、知识储备、才情禀性方面等问题十分重要，即使环境、条件、主观努力的程度都大体一样，但作者的修养、才思、情趣、习性等也仍会影响写作能力。

三是较强的实践性。写作能力是一种很强的实践活动，主要是靠“写”培养出来的，要多写多炼，自强不息，自强至终地居于主动的地位。

(二)写作应具备的素养：素养即写作主体从事写作或创作必须具备的素质和修养，即主观条件，包括智能因素与非智能因素及世界观等。具体涉及思想、生活、知识、阅读、意志、情感、兴趣、个性、气质及观察力、感受力、想象力、表现力等各方面。作者素养的形成与提高，统受基础条件制约，更取决于写作实践的磨炼。

一是要日积月累，循序渐进；二是要养成写作习惯，早打基础；三是要有旺盛的写作热情；四是要有着力点和毅力。

二、主题要突出

（一）主题的概念“主题”这个术语源于德国，最初是一个音乐术语，指乐曲中最具特征并处于优越地位的那一个旋律－－即主旋律。日本把这个概念译为主题，我们从日语翻译它时加以借用。主题即作品的主要思想，是属于观念形态的东西，是作品的思想性质体现，是作者在说明问题、发表主张或反映生活现象时，通过全部文章内容所表达出来的基本的意见或中心的思想。是现实生活和作者心灵相撞击的产物，是客观事物和作者思想相感应的结果。“主题”亦可称为“中心思想”、“主题思想”。公文中称为基本观点。

（二）主题的作用主题是文章的灵魂。材料像一个人的“血肉”；结构像一个人的骨骼。有骨头有肉，四肢发达，体格健壮，但是，它如果没有思想，没有灵魂，那只不过是一个躯壳而已。文章的主题，就恰如人的“灵魂”那样重要，须臾不可游离。一篇文章质量的高低，价值的大小，作用的强弱，其衡量的关键，主要就是它的主题如何，正确不正确？深刻不深刻？思想意义强不强？指导作用大不大？而别的东西，如材料、结构、语言、表达等等，都不能作为衡量一篇文章好坏、高下的主要尺度。这些东西，都是受主题所制约，为表现主题服务的。

主题是文章的统帅。一篇文章，材料如何取舍，结构如何措置，语言如何遣用，以至标题如何拟定，全都要根据主题表现的需要来加以确定。在一篇文章中能够贯通首尾、弥纶群言、统帅全篇的只有主题。古语说：“纲举目张”，“举一纲而万目张”，主题即是那个“纲”。俗话说：“挈领而顿，百毛皆顺”，主题就是那个“领”。对于一篇文章来说，它是属于全局性的东西，是具有战略意义的东西。

（三）主题的特性。一是主题的客观性；二是主题的主观性；三是主题的时代性；四是主题的流动性；五是主题的阶级性；六是主题的层次性。

（四）主题的提炼。一篇文章的主题如何获得，怎样确立一个既“深”且“新”的正确主题？首先必须从主题的一些规律中去寻找答案。主题具有客观性，是全部材料思想意义的集中概括。毛泽东同志指出：“只有感觉的材料十分丰富（不是零碎不全）和合于实际（不是错觉），才能根据这样的材料造出正确的概念和论理来”(《实践论》)。他还说过：“而要这样做，就须不凭主观想象，不凭一时的热情，不凭死的书本，而凭客观存在的事实，详细地占有材料，在马克思列宁主义一般原理的指导下，从这些材料中引出正确的结论。”

从这里我们可以看出：第一，文章的主题来自生活。第二，文章的主题是对全部事实材料所显示的“思想意义”的正确概括。所以，我们可以这样说：和题目有关的全部材料（或题材），是提炼主题的基础和依据。

其次，主题具有主观性，作者的思想世界观对主题提炼起着重要的“烛照”的作用。主题源于现实生活，产生于全部材料之中，但它的形成又自始至终地受着作者思想感情及世界观的影响和制约，是主客观相统一的产物。主题所能达到的高度，一般说来，都是和作者在哲学思想亦即世界观上所实际达到的高度相一致的。

再次，主题具有观念性，是作者对现实生活、客观事物由感性认识而通往理性认识“飞跃”的产物。没有对事物的深刻的、完整的、内部规律的认识，就没有主题。毛泽东同志曾这样指出：“要完全地反映整个的事物，反映事物的本质，反映事物的内部规律性，就必须经过思考作用，将丰富的感觉材料加以去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作工夫，造成概念和理论的系统，就必须从感性认识跃进到理性认识。”

所以，提炼主题，用哲学的语言来说，就是作者对事物（或问题）由感性认识“升华”为理性认识的那一“飞跃”。本文由老秘网推荐，准确地达到了对事物全体的、内部规律的、完整的认识，抓住了事物的本质，就是抓住了“主题”。主题作为一种观念，它反映了作者对他所表现的那一事物的“理性”认识。主题深刻的程度，是和作者对事物认识的程度成正比的。没有认识的“飞跃”，没有思想的“升华”，就不会有富于思想性的主题。主题具有它的时代性，任何一个思想或观念都是那个特定时代的产物，是一个具体的、历史的范畴，“超时代”是不可能的。

（五）提炼主题的几点要求。一要深刻。什么叫“深刻”？能“见人所未见，发人所未发”，写出“人人心中皆有，人人笔下俱无”的意思来，这就叫做“深刻”了。

二要新颖。这应该是一条基本的要求。“删繁就简三秋树，领异标新二月花”；“小荷才露尖尖角，早有蜻蜓立上头”。主干突出，轮廓鲜明，“领异标新”，很新鲜，和别人不一样，见人未所见，发人未所发，“文章切忌参死句，文章切忌随人后”。有新“意”，有新“材料”，新“角度”，为之“上品”；少新“意”，但“构思”新，有新“材料”，差强人意，是为“中品”；既无新“意”，又无新“例”，语言也差，就连“下品”也够不上了。

三是集中。主题必须单一、明确。“主”就是主要的、中心的东西。都“重要”就都不重要了，多“中心”就没有中心了。思想可以丰富，主题必须集中。但主题却只能有一个，它要统率其它那些思想，驾驭其它那些思想，把它们都管束和笼罩起来。

四是简洁。言简意赅，简约明了，高度概括。

（六）标题和主题标题，即文章的名称，是文章的有机组成部分，它是“眉目”，能“传神”，并且和主题往往有密切的关系：或直接揭示主题，或形象地暗示作品的主题，或引导读者对主题进行深思，有的只是标明写作的范围、内容，不要笼统地把标题当成“主题”，这是初学写作者亟须注意的。

三、结构要严谨

“结构”一词，原是建筑学上的一个术语，它指的是建筑物的内部构造，整体布局。由于文章的编织、构造和它道理相通，所以它很早就被借用过来，用以表现一篇文章结撰、布局的艺术。因此，所谓“结构”，简单地说，就是文章的组织、构造。包括人物、事件、环境的设置及相互关系的处理，判断推理的内在联系，层次与段落的划分，过渡与照应的安排，开头与结尾的设计，节奏与统密的配置，抒情与议论的穿插，虚实详略的分布，章节回目的敲定，结构方式的选择与作品在总体上文脉的交错和贯通等 。

（一）文章结构的安排原则。首先，结构要正确地反映客观事物的发展规律，内在联系。其次，文章的结构应服从、服务于主题的需要。其三，文章的结构应适应不同体裁的特点。其四，结构文章要反对程式化、八股调。

（二）文章结构的要求。一是严谨。精严细密，无懈可击。二是自然，顺理成章，行止自如。三是完整，匀称饱满，首尾圆合。四是统一，形式和谐，通篇一贯。

（三）结构的内容。层次、段落、过渡、照应，开头、结尾是结构的内容，是篇篇皆备，有规可循。一是层次和段落。层次清晰，段落分明，是对一篇文章结构最起码的要求。层次是指文章思想内容的表现次序。段落，是构成文章的基本单位。层次，着眼于思想内容的划分；段落，侧重于文字表达的需要。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章气血贯通、脉络分明的一个重要手段。过渡，是指这段内容向下段内容发展。过渡得好，文章就脉络贯通，气韵流动，严丝合缝，浑然天成，没有散乱隔断之病；过渡得不好，文章就显得割截断裂，气血不畅，思路跳宕，使人难以卒读。

四、段落要规范

文章思想内容在表达时由于转折、强调、间歇等 情况所造成的文字停顿，在形式上有换行、空格的明显标志。又称为“自然段”。构成段落的方式可分为总分式、并列式、承接式、递进式、选择式、解说式、转折式、因果式八个方面。另外，因所处位置不同而分为开头段、中间段、小结段、结尾段。划分段落的原则是：

第一，要注意段落的“单一性”。所谓“单一性”，就是说一段只能有一个中心意思，不可能一些互不相涉的意思放在一个段落里。

第二，要注意段落的“完整性”。所谓“完整性”，就是说一个意思要在一个段落里集中讲完，不要在这一段说一点，在那一段说一点，把一个完整的意思拆得七零八落。

第三，各个段落间的意思要有内在联系，使每段均成为全篇的一机组成部分，做到“分之为一段，合则为全篇”，不可随便移易。“正象我们不可能从生物的某一部位取出一个器官来放在另一个部位而不致毁灭该生物的生命一样。”第四，分段要适当注意整体的匀称，做到轻重相当，长短合度。

五、材料要充实

所谓材料，就是作者为着某一写作目的，从生活中搜集、摄取以及写入文章的一系列的事实或论据。材料包括人、事、景、物、情、理、数据诸方面。

在分类上，按时间分，有纪实材料和历史材料；按性质分，有主观材料、客观材料、实例材料、理论材料；按表现内容分，有生活材料和心理材料；按表现方法分，有具体材料和概括材料；按表现角度分，有正面材料、反面材料、侧面材料；按获取途径分，有直接材料和间接材料等。

材料具有真实性、客观性、典型性、生动性、主观性、可塑性、层次性等七个明显特点。材料工作可分为“占有”、“鉴别”、“选择”和“使用”四个部分。占有材料要“多”。材料多了，左右逢源，游刃有余，材料少了，捉襟见肘，左右为难。占有材料是进行写作的第一步的基础的工作，建立材料的“仓库”，是一切文字工作者最生要的一项“基本功”训练。

鉴别材料宜“精”。所谓“鉴别”是就对材料的认识问题。毛泽东同志在《实践论》中说过：“感觉到了的东西，我们不能立刻理解它，只有理解了的东西才更深刻地感觉它。”你感觉到了，把它占有了，但不是真正“理解”它，没有“吃透”它，你还是不会用或用错了。特别是一些“活”的材料，现实的材料，情况往往比较复杂。如果对所占有的材料，都下过了一番“精鉴”的功夫了，把材料的表象和实质，本质意义和旁属意义，轻和重，大和小，主和次，真和伪，典型和一般等这些问题弄清楚搞透彻了，那么，材料也就“胸中有数”了。

选择材料贵“严”。要遵循四点原则：要围绕主题选择材料。要选择典型的材料。凡是能够深刻揭示事物本质，具有广泛的代表性和强大说服力的材料，就可以称之为典型的材料。要选择真实，准确的材料。要选择新颖、生动的材料。使用材料重“活”。材料吃得透，运用就灵活，笔下功夫深，材料就活脱。使用材料要注意三个问题：即决定其叙述的先后顺序。确定其叙述的详略程度。做到：重要的材料宜说，次要的材料宜略；具体的材料宜详，概括的材料宜略；“新”材料宜详，“旧”材料宜略；人所难言者宜详，人所易知宜略。显示材料的不同的情调和色彩。

六、内容要详实

文章的内容要因需要决定长短，但不论长短内容必须翔实。其一是内容务求符合客观实际，反映客观事物的本来面目，并从实际出发，提出切实可行的工作原则与方法，使公文具有真实性与可行性，公文内容失真或者所提对策脱离实际都会导致领导机关决策的失误，直接危害机关的各项管理事业乃至国家利益。

北宋时期，与范仲淹同考入进士的滕子京，因遭诬陷被贬为岳阳知州，滕子京在修岳阳楼后计划修建偃江大堤，并约范仲淹撰写《偃江堤记》，后因工作调动之故大堤未能修成，而《偃江堤记》却广为流传，并载入文集，因内容失真而成为笑柄 。

因此，公文撰写人员必须深入实际，认真做好调查研究工作；其二，了解事理要全面；其三是材料使用要充分，能将问题说明清楚、明白，使每位读文章的人都能明白所要表达的意思。其四是撰写要把握时机，及时迅速反映情况，讲求实效。写得及时，就能与行政管理活动保持同步，使公文真正发挥社会效用。拖拖沓沓，就会延误时机，使公文减少甚至丧失应有的价值。

七、修辞要讲究

修辞就是在运用语言的时候，根据一定的目的精心地选择语言材料这样一个工作过程。无论说话、还是写文章，就是把语言材料组织起来，表达自己的思想感情，或者告诉别人一件事，说明一个问题，或者表示一个意见。公文修辞的基本要求是五个字：简（不罗嗦），切（不空泛），明（鲜明），尽（无遗漏），准（不牵强）。换句话说，就是实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。修辞主要有两种方式：一个是消极修辞，一个是积极修辞。

公文写作与文艺创作不同，文艺创作主要是采用形象思维方式，而公文写作主要是采用逻辑思维方式，因而公文写作消极修辞是斟酌的。积极修辞是争取运用的。消极修辞的主要方法，一是锻炼词语，二是选用恰当句式，使公文看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳。积极修辞主要用描述、替代、引导、变形、排比的方式，使公文生动，增强感染力。如把引进外资和技术比作“借水行舟、借鸡生蛋、借梯上楼”，把部门协作比作“大合唱”。

采用积极修辞时，夸张的方法要慎用，“双关语”要禁用。公文写作注意语言既要用准、用活，还要用响。一篇公文中，如果有几句叫得响的语言，往往大增其色，甚至会收到意想不到的效果。如“东部大开放，西部大开发”，如“四项基本原则是立国之本、改革开放是强国之路”等。讲究修辞，就从公文写作思想而言，主要把握四个方面：引用成语、巧用排比、活用词组、善用比喻。

八、文字要规范

语言是人类特有的最重要的思维工具、交际工具和信息工具，也是构成文章的最基本因素之一。列宁说：“语言是人类最重要的交际工具”。人们用语言交流思想，用语言传达感情，用语言增进了解。口头语言用“文字”记录下来，即所谓书面语言。书面语言是一切文章宣事达理，表情写意的唯一工具，唯一手段。因此要规范准确。

刘勰在《文心雕龙》里讲：“夫要之立言，因字而生句，积句而成章，积章而成篇。”因此说文字要规范就是讲字、词、句要规范。

首先说“字”。汉字大约有六万多个，数字之“大”数量之“多”是很惊人的，证明了汉语的无比丰富和高度精确，实际常用的汉字大约有三千多左右，一般文字水平较高的人也只认识四五千字。一部若大红楼梦，使用单字也不过四千多个，所以人们常用的汉字或再稍多一些，就应该说具有写好文章的一定的文字基础。认识文字对一个字“音”、“形”、“义”三方面的全面掌握。字写得正确、规范与否，在事实上也是表明着一个语言文字水平的素养究竟如何的，不可等闲视之。

其次谈“词”的问题。词汇是语言的建筑材料。不论多么优美的语句，多么动人的表述，都离不开一个一个的“词”。词汇相当于“思维”中的“概念”。没有足够的“概念”你是很难进行判断、推理并得出结论的。所以，思想的丰富一定表现为词汇、语言的丰富；相反，词汇贫乏，语言干巴，其思想也一定是十分贫瘠的。

再说“句”的问题。一个句子，如果我们把它“拆开”来揣摩一下，从不同“角度”分析一番的话，那么，它是有这样四个方面的“内容”的。首先，是句子合不合“规矩”的问题。所谓规矩，就是造句的“法则”。合乎造句的法则，就是正确、通顺的语句；否则就是不正确、不通顺的语句。其次，是句子合不合“事理”的问题。有些句子，语法是通的，但逻辑上又是于“事理”不合适。再次，是句子的“情味”如何，语气、色彩是不是和内容相称、传神。这就比较细微、比较讲究了。最后，句子还有个“声音”的问题。合不合“规矩”解决的是通不通的问题，和“语法”有关；合不合“事理”解决的是对不对的问题，和“逻辑”有关；“情味”和“声音”，解决的是好不好的问题，和“修辞”有关。正因为语言文字之重要，所以毛泽东同志曾明确提出：“为什么语言要学，并且要用很大的力气去学呢？因为语言这东西，不是随便可以学好的，非下苦功夫不可。”

九、修改要认真

修改是指出稿写就，到定稿完成的一段过程。修改工作常常被初学者所忽视，实际上是极为重要的工作，是一项艰苦的脑力劳动。修改不好，文章也就难于写好。文章是客观事物的反映，而事物是曲折复杂的，必须复研究，才能反映恰当。文章修改的范围包括内容与形式两个方面，内容修改指主题、观点材料的校正，形式修改指体裁、结构、表现手法、语言及标点符号的变动。

修改的做法主要有增补、删除、改动、调整四个方面。具体讲：一是变更主题。看主题把握得准不准，提练的深度够不够。二是订正观点。看看有没有错误的，有没有片面性，有没有不够稳妥的地方。三是增删材料，求得观点和材料的统一。四是调整结构。层次、段落、开头、结尾，要匀称、过渡、照应要衔接等。五是润色文字。使语言精炼、准确、生动。行文不妥贴、不够丰富、不够含蓄的地方，润色时要加以修改，使其更好地表现文章的内容。六是锤炼字句。锤炼字句，是修改的重要方面，也是遣词造句原比较高的要求。

我国古代很重视锤炼的功夫，尤其是对于诗词，更加看重它。所谓“两句三年得，一吟双泪流”，虽不无夸张之处，但也道出贾岛锤炼字句的苦用功。相传王安石的“春风又绿江南岸”中，一个“绿”字，就改了十几次才炼定，成为文坛上一段佳话。

修改的方法技巧：一是着眼全局改文章。一定先要立足全篇，统观全局，然后才能动手改。改时，要先从大处着手，即先从主题、观点、思想内容等重大方面考虑；其次，再考虑局部问题；最后，再斟酌语言、技巧等细节问题。二是写完后要仔细看。检查语病，改正语言不通、拗口、不严密诸问题。三是改文章要咬文嚼字。四是反复琢磨改文章。为了表意准确，认真地揣摩，反复地观省。五是搁几天再修改。即冷却法。这是人们认识事物、提高写作水平的规律，同时也有个冷与热的问题。搁几天能使作者更能冷静地认识自己的文章，也就更便于修改它。六是请群众当先生。听取别人的意见，请群众当先生。七是实事求是的科学态度。修改要进行材料的核实工作，要深入调查，要有考据的功夫。核对引用得是否准确第二手材料，还要力求核对原书。八是精益求精的负责精神。

十、文风要鲜明

文风是指一种倾向性的东西，就是文章上反映出来的普遍性、倾向性特征。它是时代的产物，是一定时代、一定阶级的倾向性在文章上的表现。

“文风”一词在我国最早出现于南朝·梁·刘勰《文心雕龙·风骨》一文中：“结言端直，则文骨成焉；意气骏爽，则文风清焉。”文风又多与文气、文格、文习、风尚混用。毛泽东同志说“学风和文风也都是党的作风，都是党风”。

文风有以下四个基本要素：即文风的时代特征、文风的个性特点、文风的民族特色、文风的主体特征。

一是文风具有时代特征。文风的形成，不是一个孤立的现象，而是当时政治生活的产物，是受政治情况的决定和制约的。社会情况、社会风气、也能在文风上显明地反映出来。

二是文风具有政治风格。文风不是指那一个人的文章风格，而整个社会的一种普遍性的倾向。但是文风受个人风格影响，个人风格，是指作家一贯的、成熟了的、定型化了的个人艺术特征。马克思引过的一句名言，就是“风格就是人”就是这个意思，作者的立场、世界观、生活的经验和艺术修养，以及兴趣、爱好、特长等等，都对个人风格的形成有重要作用。

三是文风具有民族特色。民族风格要渗透在时代风格之中，是构成文风的重要因素。

四是文风的文体特点。文风作为一种普遍性的倾向性的特征，指的应当是总体，如果加以区别，不同体裁的特点还是不尽相同的。刘勰在《文心雕龙·体性》中，就文章写作风格进行了明确分类：“若总其归途，则数穷八体：一曰典雅，二曰远奥，三曰精约，四曰显附，五曰繁缛，六曰壮丽，七曰新奇，八曰雅靡。”他还就每个分类的特征进行了高度概括。就现实写作而言，文风可归纳为八个截然相反的方面：一是充实与空洞；二是真实与虚假；三是质朴与靡丽；四是新鲜与陈腐；五是自然与诡异；六是活泼与僵直；七是晓畅与艰深；八是精约与繁沉。