公文知识系列之三十三：浅谈公文行文中的称谓习惯

    “称谓”是对交际各方的称呼，包括自称、对称和他称。它是交际各方身份、地位、关系的体现。正确使用称谓语是交际深入进行的重要环节，惟有“名正”，才能“言顺”。在公文写作中，由于受语言简约性要求的制约，行文中的称谓语常常隐匿于“抬头”和“落款”之中，承前蒙后而省略，使全篇的语句成为“无主句”。“抬头”和“落款”固然是对称和自称，但往往难以一贯到底，且不足以表现双方的微妙关系，因此，在强调发文的主体、发文的受体，或语意转折时，称谓语就被凸现出来。这时，表述者就要斟酌选择称谓用语，使行文得体。

    受不同行文的语体规范及称谓语的语用效果制约，公文行文中的称谓语运用有极强的习惯性。习惯性就是规律性，本文拟对公文行文中的称谓习惯作粗浅的归纳和分析。

    一、下行文的称谓习惯

    下行文自称一般用发文机关名称（即第三人称），而不用带第一人称代词的称谓，如“我（们）”、“我（本）省”、“我（本）市”、“我（本）部”、“我（本）局”等，显其庄严肃穆。一般来说，用第一人称表述，表述者置身事内，显得真实、亲切、富有人情味；用第三人称表述，表述者置身事外，显得客观、冷穆。用本机关名称作自称，形成第三人称表述，切合下行文或庄重严肃，或严谨缜密，或威严果断的语体规范。

例１：

中共中央 国务院关于表彰中国2010年上海世博会先进集体和先进个人的决定

（2010年12月26日）

    在党中央、国务院的坚强领导下，在国际展览局等国际组织和世界各参展国的大力支持下，我们举全国之力，集世界智慧，举办了一届成功、精彩、难忘的世博会。……

    ……为继承和发扬上海世博会“追求进步、崇尚创新、开放共荣、倡导和谐”的宝贵精神财富，激励全国各族人民为开创中国特色社会主义事业新局面而努力奋斗，党中央、国务院决定，授予北京参博运行团队等377个集体“上海世博会先进集体”荣誉称号；授予陈峰等515名同志“上海世博会先进个人”荣誉称号，追授吴毅强等4名同志“上海世博会先进个人”荣誉称号。希望受到表彰的先进集体和先进个人珍惜荣誉、再接再厉，为祖国和人民再立新功。

    中央号召，全党全国各族人民要向这次受到表彰的先进集体和先进个人学习，更加紧密地团结在以胡锦涛同志为总书记的党中央周围，高举中国特色社会主义伟大旗帜，以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，坚定信心、振奋精神，解放思想、开拓进取，学习和借鉴世界各国的优秀文明成果，把上海世博会的宝贵精神财富转化为推动经济社会发展的强大精神力量，奋力实现全面建设小康社会宏伟目标，为促进世界和平和人类文明进步事业作出新的更大的贡献！

    例１中有两处自称：“党中央、国务院决定，”、“中央号召，……”，均用发文机关名称作自称，给受文者一种“客观形势使然”的感觉，语气坚决果敢，口吻不容置疑，立场不偏不倚，凸现下行文的权威性，行文显得庄严肃穆。若将两处自称分别改为“为此，我们决定：……”、“我们号召：……”，虽然没有改变公文代机关立言的性质，但既然使用人称代词，就不免带上了人情味。称谓语直接指向发文机关的决策者和公文的草拟者，极易给人一种“此文是某某长官个人意志产物”的感觉。

    下行文的对称一般用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，而不用受文机关名称，有叮咛嘱咐、严而可亲之感。

例２：

国务院关于同意上海市撤销南汇县设立南汇区的批复

上海市人民政府：

    你市《关于撤销南汇县设立南汇区的请示》（沪府〔2000〕37号）收悉。同意撤销南汇县，设立南汇区，以原南汇县的行政区域为南汇区的行政区域。区人民政府驻惠南镇。

    南汇区的各类机构要按照“精简、效能”的原则设置，所需人员编制和经费由你市自行解决。

国　务　院　 　

二〇〇一年一月九日

    （载于《中华人民共和国国务院公报》２００１年第六号）

    例２中的对称用“你市”，显得亲切、针对性强，有叮咛嘱咐之感。

    若改用“上海市”作对称，则使受文者有置身事外的感觉，不易唤起受文者的责任感。

    二、上行文的称谓习惯

    上行文自称一般用带第一人称代词的称谓，如“我（们）”、“我（本）省”、“我（本）市”、“我（本）部”、“我（本）局”等，而不用发文机关名称，有真实、恳切之感；对称用“上级、领导”或受文机关名称，而不用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，有尊重、避讳之意。上行文的自称和对称与下行文正好来了个换位，这与第一人称、第三人称不同的表意功能有关。任何一个上级机关都希望下级机关为自己提供真实、准确的情况，因此，上行文在向上级机关汇报工作、反映情况、请示事项时，自称宜用“我（们）”、“我省”、“我市”、“我部”、“我局”等带“我”字的称谓，形成第一人称表述，以示真实、准确。若用本机关名称作自称，变成第三人称表述，则有置身事外，事不关己之感，且语气生硬。对称用“上级、领导”或受文机关名称，有尊重、避讳之意；若用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，则有吩咐、指点、督促之嫌。

例３：

××区××小学关于增拨教学设备款的请示

××区教委：

    在新的世纪里，为贯彻党和国家全面推进素质教育的精神，落实小平同志“学习计算机，要从娃娃抓起”的指示，改变学校计算机设备严重不足且落后的现状，我校拟于今年下半年新建微机室一个，配备５８６计算机６０台，加上服务器、空调及其它网络设备，预计约需资金４０万元。为此，特恳请上级给我校增拨３０万元教学设备专用费，资金不足部分由我校自筹解决。

    妥否，请批复。

××区××小学　　 　

二○○一年五月十六日

    （载于郑敬东主编《现代应用文导写作》）

    试将例３中的自称“我校”、对称“上级”，分别改成“××区××小学”和“你们”（或“你委”）一读，立即感觉失去了上行文的语感，不像是请示，倒像一份布置工作的指示。

    三、平行文的称谓习惯

    平行语言自称一般用“我（们）”、“我省”、“我部”、“我局”等，对称用“你（们）”、“你部”、“你省”、“你市”、“你县”等，显得亲切平易，不打官腔。平行文的语体规范是亲切平易，相互尊重。以商洽的口气说话，不能因有求于人而屈膝卑躬，曲意奉承，也不能因人有求于我而趾高气扬。

例４：

关于派人参加统计讲习班培训的函

××市统计局：

    得悉你市将于近期举办统计工作人员讲习班，系统地培训统计工作人员。国务院《关于加强统计工作的决定》下达以后，我们曾打算集训我地区统计工作人员，但由于我们的力量不足，未能办成。现在你市决定办讲习班，我们拟派１０名统计人员（地区２名，每县１名）随班学习，请你们代培。如蒙同意，将是对我地区统计工作的有力支持。代培所需费用由我们如数拨付。盼予函复。

××地区统计局　

××××年×月××日

    （载于广西壮族自治区教委组编《应用写作》）

    若将例４中的对称“你市”改为“××市统计局”，则显得发文者因有求于人而小心翼翼，战战兢兢。若将自称“我们”改为“××地区统计局”，则又显得发文者刻意显示自己的来头，好打官腔。若将对称、自称都改用收发文机关名称，则显得发文者变成了旁观者，完全失去了公文务实理事的功能。

（作者：谭伯勋，摘自《应用写作》2005年第2期）