材料筛选要做到六个“留意”

　　如同盖楼房需要钢材、水泥、砖瓦一样，撰写公文也必须充分占有材料。因此，在公文写作材料的收集过程中，要力求“多得”，即“多多益善”。充分占有了材料，是不是就一定能写出高水平的公文呢?不一定!我们经常听到这样的感叹：“这份文件虽堆砌了不少材料，但看起来却杂乱无章、不知所云。”由此可见，虽占有数量巨大的材料，但如果不知道如何筛选出最有用的、最切合公文主旨的材料，也是写不好．公文的。我个人体会，在筛选材料时应多留意以下几个方面。
    1、留意材料的适用性
    其实，选择材料的标准只有一个，那就是所要阐明的公文主旨。什么材料可用，什么材料不能用，都要根据这个主旨来决定。也就是说，公文主旨一经确定，就成为统帅一切的灵魂，所选所用的材料必须服从服务于公文主旨的统帅。既不能把一些不能充分说明问题的材料搬来作牵强附会的解释，也不能将所有材料统统塞进去，搞得公文臃肿庞杂。这既不符合精文简会的要求，又冲淡了公文主旨，降低了公文质量。
    2、留意材料的关联性
    与公文主旨有关联的材料，取；与公文主旨无关的材料，舍。说明观点十分有力、与公文主旨紧密关联的材料，详细、具体、充分；与公文主旨和说明观点虽有关系、必不可少，但是关系又比较一般的材料，简略、概括。同时，在实际撰写时还有这样一些规律：实则详，虚则略；新则详，旧则略；特点详，一般略；重则详，轻则略；近则详，远则略；点则详，面则略。
    3、留意材料的全面性
    如果选用的材料不全面，缺少了某一方面材料的佐证，公文的论述也往往不圆满、不全面，甚至会出现偏颇、漏洞，或由于论据不足难以自圆其说。假如，一篇公文只搜集了两者互相依赖，互相促进的材料，没有搜集两者存在矛盾的材料，其结果不仅将大大影响了公文说服力和质量，甚至会误导领导决策，造成社会危害。
    4、留意材料的真实性
    材料真实与否直接关系着公文的导向，只有从真实可靠的材料中才能引出科学的结论。在这方面要注意：一是要尊重客观实际，避免先入为主的思想，选择材料不能夹杂个人的好恶与偏见，不能歪曲材料本来的客观性；二是选择材料要有根有据，采用的第一手材料要有来历，选取的第二手材料一定要与原始文献认真核对，以求最大的准确性；三是对材料来源要加以辨别，弄清原作者的政治态度、生活背景、写作意图，并加以客观的分析评价，选用社会科学方面的材料时尤其要注意这点。
    5、留意材料的新颖性
    材料的新颖包括两方面的含义：一方面是指前所未有，近期才出现的新事物、新思想、新发现、新方向；另一方面是指某种事物虽早已存在，但人们尚未发现其价值，这同样是新颖的材料。比如，人口与经济的关系早已存在，它们之间存在着良性循环和恶性循环，这也是客观事实。但这两种循环会带来两种根本不同的后果，而这一点以前人们几乎没有认识。现在，以两种循环的材料来揭示两种循环的后果，从而阐明控制人口的重要性，就不失为一种新颖的材料。所以，新颖的材料，不仅仅对材料产生的时间有所要求(不能陈旧)，更重要的是要从常见的材料中发掘别人尚未注意的东西，充实到我们的公文中去。
    6、留意材料的典型性
    典型性，在公文写作中就是指材料代表性强。一份材料，它在自身所属的某一类事物中，最能体现该类事物的总体本质特征，并且预示着该类事物总体的发展方向，那么这份材料就是典型性强、最有代表性的材料。只有筛选出典型性的材料，使用最有代表性的材料，才能使公文的主旨鲜明突出，说服力强。所以，筛选典型性强的材料对于构思公文十分重要，它可以使公文在下笔之初就有较高的起点。
    众所周知，公文写作除了领导授意，秘书个人写作之外，还有领导集体授意，秘书集体写作等多种形式。 但是无论哪种合作形式，都是领导出观点，明确公文主旨，秘书在行文时选用可靠而有用的材料把公文主旨准确而完整地体现出来。只要两者结合得好，实现了主旨和材料的有机统一，就一定能写出好公文来。