公文写作中怎样规范使用“专业术语”

    公文中常用的“专业术语”各有其特定的功用，实践中应特别注意把握如下三点。

   第一，要真正弄清每一专业术语的确切含义，不可错用

        公文的专业术语各有其特定的含义，由此具有不同的用途。公文写作必须正确使用专业术语，绝不能粗疏。例如，何处应用“为荷”，何处应用“为要”，何处应用“为盼”，均有特定的要求。如果错用，就会影响乃至损害公文内容的正确表达。对此，应予特别注意。

   第二，要严格区分各相近专业术语的使用界限，切忌混淆滥用

       诸多公文写作的专业术语，其在表层意义上极其近似，如不严加区分，使用时极易导致混淆，而这对公文内容的确切表达无疑是有害的，因此必须予以充分重视。如“签发”与“签署”、“应该”与“必须、“申请”与“申报”、“审核”与“审签”、“拟定”与“拟订”，等等，这几组专业术语乍看颇为相近，但其各自的使用功能却有严格限制，不得滥用，否则势必影响公文内容的准确表达。

        第三，要根据不同的行文关系和职权范围，恰当选用专业术语

        诸种专业术语的使用，在很大程度上取决于发文机关的职权范围和不同的行文关系。对上级机关的行文，在专业术语的使用上应当做到尊重、诚恳，如“妥否，请批示”、“以上报告如有不妥，请指示”，等等；对下级机关的行文，在专业术语的使用上应做到坚决、肯定，如“此今”、“此复”、“希认真贯彻执行”、“特此通知”，等等；对平行机关或不相隶属机关的行文，在专业术语的使用上应当做到委婉、谦和，如“盼函复”、“为荷”、“为盼”，等等。对此，公文写作中如有忽视，造成错乱，将直接影响公文的内容质量及其效用，甚至使行文目的和意图落空，招致不应有的麻烦或损失。