公文知识系列之五十：怎样写会议记录

　　会议记录是会议内容的实录，是忠实记载会议情况的公文文种。写好会议记录，不仅能为其他公文（会议纪要、会议简报等）的撰写提供原始材料，而且还能为以后的工作提供存档备查材料。那么，怎样才能写好会议记录呢?本期公文知识就从会议记录的格式写法、会议记录中常见的毛病及防范措施两方面来谈谈这个问题。

　　一、会议记录的格式和写法

　　会议记录一般由标题、正文和签名三部分组成。

　　（一）标题。会议记录的标题比较简单，一般由“会议名称”+“文种”组成，如“××职业技术学院第×次办公会会议记录”。但从当前会议记录写作的实际情况看，不少机关单位有专门的会议记录本，所以标题可以只写会议名称，不再写文种名称。

　　（二）正文。正文由首部、主体和尾部三项内容组成。

　　1、首部。写会议的组织情况，包括以下内容:

　　（l）会议日期。写明会议开始的具体时间。

　　（2）会议地点。具体写明在什么地方什么会议室召开。

　　（3）出席人。即按照会议规定必须参加会议的人员。根据会议的规模和性质不同，对出席人记写的方法也不同。出席人数不多的会议，可以把出席人的姓名及职务、级别按照其所在单位的级别顺序列出；出席人数较多的会议，可以只写出席人数，在另备的签到簿上签到。

　　（4）缺席人。把缺席人的姓名写上，并注明缺席原因。如果是大型会议，缺席人数较多，可只写缺席人数。

　　（5）列席人。列席人是指不是会议的成员，由于工作需要而参加会议的人。具体记法与“出席人”相同。

　　（6）主持人。写明具体的姓名和职务。

　　（7）记录人。写上记录人的姓名、部门及职务，如果是几个人共同记录的，应该把这几个人的姓名都写上。

根据实际需要，为了节省时间，把会议的内容记得更好，以上首部的内容可以在开会之前写好。

　　2、主体。记载会议的全部内容和过程。这项内容往往很不固定，可以根据会议情况进行记写。主体一般包括议题和报告、发言与讨论、决议的内容。

　　（1）议题和报告。不管是议题还是报告，一般写在记录页面的中心位置，前面加上序号。

　　（2）发言与讨论。如果是发言，要记录发言人的姓名、发言的内容;如果是讨论，要记录讨论（或表态）的内容（或情况）。

　　（3）决议。一般由主持人加以系统归纳。归纳的结果，应逐字逐句地记录。如果决议的事项较多，可采用序号的方式一一列出。

　　3、尾部。会议记录的结束语。会议结束记录完毕，另起一行空两格，写“散会”两字。

　　（三）签名。会议的主持人和记录人在正文的右下方签名，即“主持人:×××”、“记录人:×××”。

　　记录会议的内容，从方法上来讲大致有两种记法:一是摘要记录，即重点记录，只记会上报告了什么事情，讨论了什么问题，通过了什么决议。二是详细记录，即把每个人的发言都记下来。具体采用哪种方法，要根据会议的性质、目的、要求及讨论的问题确定。一般的会议，如果讨论的问题比较简单，可用摘要记录;重要的会议，讨论的问题比较复杂，讨论中又有不同意见，有时甚至有争议，就要用详细记录。

　　另外，为了会议记录写作上的方便，请参看下面的“会议记录基本格式参考式样”:

会议名称

　

　

　

会议时间

年  月  日  时至  日  时

会议地点

　

　

　

出席人员

　

　

　

缺席人员

　

　

列席人员

　

　

主持人

　

　

记录人

　

　

　

主要议题

　　1、　

　

　　2、

　

　　3、

　　4、　

　

　　内容记录

　

　

　

　　……

　

　

　

　　散会

　

　

　

　

　

　

  记录人：（签名）

　

　

主持人:（签名）

　　二、会议记录中常见的毛病及防范措施

　　（一）漏记错记。这是会议记录写作中经常出现的问题。由于漏记错记，使会议记录失去了真实性和准确性，严重的还会引发矛盾、贻误工作。出现漏记错记的原因，主要是因为记录人精力不集中、不认真听取发言，反应迟钝、记录速度缓慢所致。要避免漏记错记，除精力集中、专心记录外，记录人不妨学习和创造一些快速记录的方法，以提高记录的速度。比如：记常用词语，可用一些符号和简称代替；记录中遇到的生字、难词一时写不出来，可以空下来写一个同音字或汉语拼音；遇到成段的话写不上时，可记开头、中间、结尾几个字，等间歇时或会后填补起来；熟悉的人名、地名、术语等，可只写开头的第一个字；遇到较多的数字，可用阿拉伯数字；碰到一连串的统计数字，可列表记录。

　　（二）歪曲虚构。有的会议记录背离原则。虚构、歪曲会议内容，使其严重失实。这主要是记录人思想不端正，作风不严谨，随心所欲，任意编造所致；有的甚至是出于不正当的动机篡改内容，以达到自己的目的。要避免歪曲虚构，一是记录人要端正思想，充分认识会议记录内容真实的重要性，把做会议记录看做是关系工作和事业的大事；二是加强对文字工作人员思想政治教育，提高综合素质；三是采用责任追究制、对因歪曲虚构造成损失或不良影响者，坚决追究其责任。

　　（三）宇迹潦草。会议记录需要书写速度跟上讲话速度。这很容易出现字迹潦草，书写不规范的现象，导致日后难以辨认。要避免字迹潦草，记录人没有捷径可走，关键在于要苦练文字速写基本功。

    （摘自：《应用写作》，2012.6，《怎样写会议记录》作者魏勇，有删节）